Кадровое делопроизводство

Что такое кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство — это система оформления, учета и хранения документов, связанных с трудовыми отношениями в организации.

Кадровые документы сопровождают весь период работы сотрудника: от приема на работу и оформления трудового договора до переводов, отпусков, изменения условий труда и прекращения трудовых отношений.

Для компании важно не только наличие отдельных документов, но и их согласованность между собой, соблюдение установленного порядка оформления, актуальность локальных документов и возможность подтвердить кадровые решения при проверках или возникновении трудовых споров.

Что входит в услугу

Состав работ определяется с учетом кадровой структуры компании и может включать:

• оформление приема работников на работу;
• подготовку трудовых договоров и контрактов;
• подготовку дополнительных соглашений к трудовым договорам;
• оформление переводов, перемещений и изменений условий труда;
• оформление отпусков;
• оформление увольнений;
• подготовку приказов по личному составу;
• ведение и систематизацию кадровых документов;
• подготовку должностных инструкций;
• подготовку правил внутреннего трудового распорядка;
• подготовку положений и иных локальных документов по кадровым вопросам;
• оформление документов по режиму рабочего времени и времени отдыха;
• подготовку документов по вопросам оплаты труда, премирования и иных выплат;
• оформление изменений организационной структуры и штатного расписания;
• подготовку уведомлений и иных документов для работников;
• проверку кадровых документов перед подписанием и применением;
• систематизацию порядка хранения кадровой документации;
• консультации по текущим кадровым вопросам.

Когда кадровое делопроизводство особенно важно

Регулярная кадровая работа необходима любой организации, использующей наемный труд. Особое внимание документации требуется, когда:

• компания активно нанимает новых работников;
• увеличивается штат или создаются новые подразделения;
• меняются должности, функции или условия труда работников;
• вводятся новые режимы рабочего времени;
• пересматривается система оплаты труда или премирования;
• проводится сокращение численности или штата;
• возникают дисциплинарные или трудовые споры;
• необходимо восстановить или систематизировать кадровые документы;
• в компании отсутствует отдельный кадровый специалист;
• необходимо привести кадровую документацию к единому порядку.

Как проходит работа

1. Определяем текущую кадровую ситуацию

   Уточняем количество работников, структуру компании, порядок ведения кадровых документов, используемые формы трудовых отношений и текущие задачи бизнеса.

2. Проверяем имеющиеся документы

   Анализируем кадровые документы, локальные акты, трудовые договоры, приказы и другие материалы, которые используются в компании.

3. Определяем необходимый комплект документов

   Формируем перечень документов, которые требуется подготовить, обновить или привести в соответствие с фактической организацией работы.

4. Ведем кадровые процессы

   Готовим документы по приемам, переводам, отпускам, увольнениям и другим кадровым событиям, возникающим в текущей деятельности компании.

5. Поддерживаем документацию в актуальном состоянии

   Учитываем изменения в структуре бизнеса, составе работников и условиях труда и своевременно обновляем необходимые кадровые документы.

Что получает компания

• Системный кадровый документооборот. Документы оформляются по единой логике и не существуют как несвязанные между собой шаблоны.
• Актуальные кадровые документы. При изменении условий работы, структуры или состава сотрудников документация обновляется своевременно.
• Снижение кадровых рисков. Значимые решения работодателя оформляются документально и могут быть подтверждены при возникновении вопросов или споров.
• Понятный порядок работы. Руководитель и ответственные сотрудники понимают, какие документы и на каком этапе необходимо оформлять.

Частые вопросы