Кадровый аудит

Что такое кадровый аудит

Кадровый аудит — это комплексная проверка кадровой документации и порядка оформления трудовых отношений в компании.

В ходе аудита оценивается не только наличие отдельных документов, но и их соответствие фактической организации работы: структуре компании, условиям труда, системе оплаты, режимам рабочего времени, кадровым решениям и действующим трудовым отношениям.

Задача аудита — определить, какие кадровые риски уже существуют, какие документы требуют корректировки и какие действия необходимо выполнить, чтобы привести кадровое делопроизводство в системный порядок.

Что проверяем

Состав проверки зависит от структуры компании, количества работников и поставленной задачи и может включать:

• трудовые договоры и контракты;
• дополнительные соглашения к трудовым договорам;
• приказы по личному составу;
• документы по приему, переводам и увольнениям работников;
• документы по отпускам;
• штатное расписание и организационную структуру;
• должностные инструкции;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положения об оплате труда, премировании и иных выплатах;
• документы по режимам рабочего времени и времени отдыха;
• уведомления работников об изменении условий труда;
• документы по дисциплинарным процедурам;
• документы по материальной ответственности;
• документы по обработке персональных данных работников;
• порядок хранения и систематизации кадровой документации;
• соответствие документов фактическим кадровым процессам компании.

Какие риски помогает выявить аудит

В ходе проверки могут быть выявлены, в частности:

• отсутствующие кадровые документы;
• документы, которые не соответствуют фактическим условиям работы;
• противоречия между трудовыми договорами, приказами и локальными документами;
• некорректное оформление приема, перевода или увольнения работников;
• ошибки в оформлении отпусков и рабочего времени;
• неактуальные должностные инструкции;
• неоформленные изменения условий труда;
• несогласованность системы оплаты труда с кадровыми документами;
• отсутствие необходимых локальных документов;
• неправильная организация хранения кадровой документации;
• риски, которые могут проявиться при трудовом споре или проверке.

Что входит в услугу

Конкретный объем работы согласовывается до начала аудита и может включать:

• получение и систематизацию кадровых документов;
• проверку действующих трудовых договоров и контрактов;
• анализ приказов и кадровых оснований;
• проверку локальных нормативных документов;
• анализ кадровых процедур и фактического порядка работы;
• выявление отсутствующих или устаревших документов;
• определение несоответствий и кадровых рисков;
• подготовку перечня необходимых исправлений;
• рекомендации по восстановлению кадровой документации;
• рекомендации по изменению внутренних кадровых процессов;
• подготовку или доработку документов по результатам аудита;
• консультацию по приоритетности исправлений.

Как проходит работа

1. Определяем объем аудита

   Уточняем структуру компании, количество работников, порядок ведения кадровых документов и вопросы, которые необходимо проверить в первую очередь.

2. Получаем кадровые документы

   Формируем перечень необходимых материалов и собираем документы, которые используются в текущей кадровой работе.

3. Проводим проверку

   Анализируем кадровые документы, сопоставляем их между собой и с фактическими кадровыми процессами компании.

4. Фиксируем нарушения и риски

   Определяем, какие документы отсутствуют, какие требуют корректировки и какие кадровые процессы необходимо изменить.

5. Формируем план исправлений

   Передаем перечень выявленных вопросов, рекомендации по их устранению и последовательность действий с учетом приоритетности рисков.

Что получает компания

• Понимание текущего состояния кадровых документов. Видно, какие процессы оформлены корректно, а где существуют пробелы.
• Перечень выявленных рисков. Компания получает структурированный список несоответствий и проблемных зон.
• План исправлений. Определяется, какие документы и процессы необходимо исправить в первую очередь.
• Основа для системного кадрового учета. После устранения выявленных проблем кадровое делопроизводство можно вести по понятной и последовательной модели.

Частые вопросы