Разработка документов по персональным данным

Какие документы необходимы компании

Комплект документов по персональным данным определяется не по универсальному шаблону, а исходя из того, какие данные фактически обрабатывает компания, у кого они получаются, для каких целей используются, кому передаются и какие сотрудники имеют к ним доступ.

Документы должны соответствовать реальным бизнес-процессам: работе с клиентами и контрагентами, трудовым отношениям, сайту и формам обратной связи, CRM, рассылкам, видеонаблюдению, подрядчикам и другим каналам обработки информации.

Какие документы разрабатываем

Состав комплекта определяется индивидуально и может включать:

• политику в отношении обработки персональных данных;
• положения и иные локальные документы по обработке и защите персональных данных;
• формы согласий на обработку персональных данных;
• формы отзыва согласия;
• уведомления и информационные тексты для субъектов персональных данных;
• документы для обработки персональных данных работников и кандидатов;
• документы для клиентских баз и CRM;
• документы для сайта, форм обратной связи и заявок;
• документы и уведомления, связанные с использованием cookie и аналитических сервисов;
• документы по рассылкам и рекламным коммуникациям;
• документы по видеонаблюдению, если оно используется;
• документы, регулирующие доступ работников к персональным данным;
• документы по взаимодействию с уполномоченными лицами и подрядчиками;
• формы и порядок работы с обращениями субъектов персональных данных;
• иные документы, необходимые с учетом процессов конкретной компании.

Что учитываем при разработке

Перед подготовкой документов необходимо определить фактическую модель обработки персональных данных в компании.

• категории субъектов персональных данных;
• состав обрабатываемых данных;
• цели обработки;
• правовые основания обработки;
• источники получения данных;
• сроки хранения;
• порядок предоставления доступа сотрудникам;
• передачу данных контрагентам и подрядчикам;
• используемые информационные системы и сервисы;
• работу сайта, CRM, аналитики и рассылок;
• порядок реагирования на обращения субъектов;
• порядок прекращения обработки и удаления данных.

Документы для сайта и онлайн-сервисов

Если компания получает персональные данные через сайт, интернет-магазин, личный кабинет, формы заявок или другие онлайн-сервисы, документы должны учитывать конкретные способы сбора информации.

В зависимости от структуры сайта могут потребоваться политика обработки персональных данных, формы согласий, уведомления, тексты для чекбоксов, документы по cookie и аналитике, а также рекомендации по размещению ссылок и информационных блоков.

Что входит в услугу

Объем работы определяется после изучения процессов компании и может включать:

• сбор информации о процессах обработки персональных данных;
• определение категорий субъектов и состава обрабатываемых данных;
• определение целей и правовых оснований обработки;
• анализ действующих документов компании;
• формирование необходимого комплекта документов;
• разработку политики обработки персональных данных;
• разработку локальных документов и процедур;
• подготовку согласий, уведомлений и иных форм;
• подготовку документов для работников и кандидатов;
• подготовку документов для сайта и CRM;
• проработку документов по взаимодействию с подрядчиками;
• подготовку порядка работы с обращениями субъектов персональных данных;
• согласование документов между собой;
• рекомендации по внедрению подготовленных документов в работу компании;
• корректировку документов при изменении процессов обработки данных.

Как проходит работа

1. Изучаем процессы компании

   Определяем, какие персональные данные компания получает и использует, для каких целей, в каких системах они находятся и кто участвует в их обработке.

2. Определяем необходимый комплект документов

   Сопоставляем фактические процессы с правовыми основаниями обработки и формируем перечень документов, необходимых конкретной компании.

3. Разрабатываем документы

   Готовим политики, положения, согласия, уведомления и другие документы с учетом структуры бизнеса и используемых процессов.

4. Согласовываем документы с процессами

   Проверяем взаимосвязь документов с сайтом, CRM, кадровой работой, подрядчиками и другими каналами обработки персональных данных.

5. Передаем рекомендации по внедрению

   Определяем, где и как должны применяться подготовленные документы, какие сотрудники должны с ними работать и какие процессы необходимо учитывать в дальнейшем.

Частые вопросы