Что такое установление режима коммерческой тайны

Режим коммерческой тайны — совокупность правовых, организационных, технических и иных мер, которые применяются для обеспечения конфиденциальности коммерчески значимых сведений.

Коммерческую тайну могут составлять сведения технического, производственного, организационного, коммерческого, финансового и иного характера, если они соответствуют установленным законодательством условиям.

Для применения правовой охраны необходимо, чтобы сведения:

не являлись общеизвестными или легкодоступными для лиц, которые обычно имеют дело с информацией такого рода;
имели коммерческую ценность для их владельца в силу неизвестности третьим лицам;
не относились к сведениям, которые в соответствии с законодательством не могут составлять коммерческую тайну;
охранялись владельцем посредством установленного режима коммерческой тайны.

Законодательство отдельно устанавливает категории информации, которая не может составлять коммерческую тайну. В частности, режим коммерческой тайны не может использоваться для ограничения доступа к сведениям, содержащимся в учредительных документах юридического лица или внесенным в Единый государственный регистр, а также к иной информации, прямо исключенной законодательством из такого режима.

Поэтому первым этапом является не подготовка NDA, а правовая оценка информации компании и формирование обоснованного перечня сведений, которые действительно могут охраняться.

Что необходимо для установления режима

Режим коммерческой тайны считается установленным после определения состава сведений, подлежащих охране, и принятия совокупности мер, необходимых для обеспечения их конфиденциальности.

В установленную законом систему мер входят:

Ограничение доступа к информации — определяется порядок обращения с носителями коммерческой тайны и устанавливается контроль за его соблюдением.
Учет лиц, получивших доступ — компания должна понимать, какие работники и другие лица имеют доступ к конкретным категориям охраняемой информации.
Регулирование отношений с работниками — вопросы доступа к коммерческой тайне отражаются в трудовых отношениях, а по требованию нанимателя с работником, получающим доступ, заключается обязательство о неразглашении коммерческой тайны.
Регулирование отношений с контрагентами — порядок предоставления и использования охраняемых сведений определяется гражданско-правовым договором.
Назначение ответственных работников — определяются лица, отвечающие за принятие мер по обеспечению конфиденциальности коммерческой тайны.

Дополнительно компания вправе использовать технические средства и методы защиты информации и другие меры, которые не противоречат законодательству.

В зависимости от структуры бизнеса система документов может включать положение о коммерческой тайне, перечень охраняемых сведений, приказ об установлении режима, порядок предоставления доступа, документы по учету лиц с доступом, обязательства работников о неразглашении и договорные условия для контрагентов.

Работа с сотрудниками после установления режима

Если работникам для выполнения трудовых обязанностей необходим доступ к коммерческой тайне, наниматель должен организовать такой доступ с учетом требований законодательства.

В частности, необходимо:

определить категории работников, которым необходим доступ к охраняемым сведениям;
ознакомить соответствующих работников с категориями сведений, составляющих коммерческую тайну;
ознакомить работников, получающих доступ, с установленным режимом коммерческой тайны;
довести до работников информацию об ответственности за нарушение установленного режима и разглашение охраняемых сведений;
создать условия, позволяющие работникам соблюдать установленный порядок обращения с информацией;
при необходимости заключить обязательства о неразглашении коммерческой тайны;
организовать возврат носителей коммерческой тайны при прекращении доступа или трудовых отношений.

Если внутри компании правила существуют только формально, но фактический доступ к сведениям не ограничивается, документы не учитываются, а сотрудники не ознакомлены с установленным порядком, доказать наличие и соблюдение режима при возникновении спора может быть существенно сложнее.

Что входит в услугу

Конкретный объем работы определяется с учетом деятельности компании, состава информации, количества работников, структуры доступа и порядка взаимодействия с контрагентами и может включать:

анализ информации и документов, используемых компанией;
определение сведений, которые могут составлять коммерческую тайну;
выявление сведений, в отношении которых режим коммерческой тайны не может быть установлен;
формирование перечня охраняемых сведений;
определение категорий и уровней доступа;
разработку положения о коммерческой тайне;
подготовку приказа и других локальных документов, необходимых для введения режима;
разработку порядка обращения с носителями коммерческой тайны;
определение правил хранения, передачи, копирования и уничтожения конфиденциальных материалов;
разработку порядка доступа к электронным документам, корпоративным системам и облачным хранилищам;
формирование порядка учета лиц, получивших доступ к коммерческой тайне;
определение работников, ответственных за обеспечение конфиденциальности;
анализ трудовых договоров и контрактов;
подготовку обязательств работников о неразглашении коммерческой тайны;
подготовку документов для ознакомления работников с установленным режимом;
разработку порядка предоставления и прекращения доступа работников;
разработку NDA и условий о конфиденциальности для контрагентов;
проверку договоров с подрядчиками, консультантами и другими получателями информации;
определение порядка передачи коммерческой тайны третьим лицам;
разработку правил маркировки и обращения с носителями коммерческой тайны;
анализ действующего режима коммерческой тайны;
корректировку ранее утвержденных внутренних документов;
подготовку рекомендаций по техническим и организационным мерам защиты;
подготовку документов при изменении или отмене режима коммерческой тайны.

Как проходит работа

Анализируем информацию компании

Определяем, какие сведения используются в деятельности, кто имеет к ним доступ, каким образом информация хранится и передается и какие данные действительно требуют специальной защиты.
Формируем состав коммерческой тайны

Проверяем сведения на соответствие требованиям законодательства, исключаем информацию, которая не может составлять коммерческую тайну, и формируем конкретный перечень охраняемых данных.
Разрабатываем внутренний режим

Подготавливаем необходимые локальные документы, устанавливаем порядок доступа и обращения с информацией, определяем ответственных работников и систему учета лиц, имеющих доступ.
Оформляем отношения с работниками и контрагентами

Корректируем трудовые и гражданско-правовые документы, подготавливаем обязательства о неразглашении, NDA и другие условия, регулирующие получение и использование конфиденциальной информации.
Вводим режим в работу

Организуем оформление необходимых документов, ознакомление работников и применение разработанного порядка, чтобы установленный режим действовал не только формально, но и соответствовал фактическим процессам компании.